Hồ sơ bị trả lại: các nguyên nhân và cách xử lý từng cái

Hồ sơ bị trả lại hoặc bị yêu cầu bổ sung là chuyện khá phổ biến, và phần lớn không liên quan tới năng lực của bạn.

Chúng là lỗi hình thức — và gần như luôn sửa được, miễn là bạn phát hiện còn kịp thời gian.

Sai lệch thông tin cá nhân

Nguyên nhân phổ biến nhất:

• Họ tên, ngày sinh, quê quán khác nhau giữa các giấy tờ.
• Thường do sai sót từ nhiều năm trước — không phải lỗi của bạn.
• Cách xử lý: làm giấy xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền về việc các thông tin đó là của cùng một người.
• Mất thời gian — nên kiểm tra sự khớp nhau ngay khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ, không phải khi sắp nộp.

Bản sao không hợp lệ

• Bản chụp không có xác nhận thường không được chấp nhận.
• Hỏi rõ cơ sở yêu cầu loại nào — bản sao có xác nhận, hay bản gốc để đối chiếu.
• Hỏi bản sao có thời hạn không — một số nơi yêu cầu bản sao mới trong khoảng thời gian nhất định.
• Chuẩn bị dư vài bản — bạn sẽ cần nhiều hơn dự đoán.

Giấy tờ hết hạn

• Giấy tờ tuỳ thân hết hạn — kiểm ngay hôm nay.
• Chứng chỉ ngoại ngữ hết hiệu lực vào thời điểm nộp — đây là lý do rất hay gặp vì người ta thi quá sớm.
• Cách xử lý: làm lại, và tính thời gian vào lịch.
• Phòng: kiểm ngày hết hạn của mọi giấy tờ khi bắt đầu chuẩn bị.

Thiếu giấy tờ theo trường hợp

• Xác nhận kinh nghiệm nếu ngành yêu cầu.
• Giấy tờ về học bổ sung nếu bạn trái ngành.
• Công nhận văn bằng nếu bằng do nước ngoài cấp.
• Bản dịch công chứng cho giấy tờ tiếng nước ngoài.
• Cách phòng: lấy danh mục chính thức và hỏi rõ trường hợp của bạn cần thêm gì.

Lỗi hình thức

• Thiếu chữ ký hoặc dấu ở mẫu đơn.
• Điền sai mẫu hoặc dùng mẫu cũ.
• Ảnh sai quy cách — kích thước, nền, thời gian chụp.
• Thiếu lệ phí hoặc chuyển sai nội dung.
• Cách phòng: đọc lại toàn bộ hồ sơ một lần trước khi nộp, đối chiếu với danh mục từng mục.

Khi nhận được thông báo bổ sung

• Xử lý ngay — thời hạn bổ sung thường rất ngắn.
• Hỏi rõ cần đúng loại giấy tờ nào nếu thông báo không cụ thể.
• Hỏi có thể nộp bản mềm trước rồi bổ sung bản cứng sau không.
• Xác nhận đã nhận đủ sau khi bổ sung.
• Theo dõi hộp thư kể cả thư rác — thông báo có thể rơi vào đó.

Nếu đã quá hạn

• Hỏi có xét trường hợp đặc biệt không — có khi có, đặc biệt nếu lý do khách quan.
• Chuẩn bị giấy tờ chứng minh nếu do cơ quan cấp giấy chậm.
• Hỏi về kỳ tuyển sinh tiếp theo và hồ sơ đã nộp có được giữ không.
• Hoàn thiện đầy đủ ngay để kỳ sau chỉ việc nộp.

Cách phòng tốt nhất

• Lấy danh mục chính thức ngay hôm nay.
• Đánh dấu những giấy tờ phải xin từ nơi khác — đó là phần không phụ thuộc vào bạn.
• Kiểm sự khớp nhau của thông tin cá nhân giữa mọi giấy tờ.
• Kiểm ngày hết hạn của mọi giấy tờ.
• Nộp trước hạn vài ngày — để còn thời gian sửa nếu bị yêu cầu bổ sung.
• Giữ bản sao toàn bộ hồ sơ đã nộp.

Một điều đáng nhớ

Bị yêu cầu bổ sung không phải dấu hiệu hồ sơ của bạn yếu.

Nhưng nó chỉ sửa được nếu còn thời gian — và đó là toàn bộ lý do để nộp sớm vài ngày thay vì nộp đúng hạn cuối.

Câu hỏi thường gặp