Quản lý tài liệu: một giờ dựng, dùng suốt hai năm

Học kỳ đầu bạn có vài chục tệp và mọi thứ đều ổn. Tới khi làm luận văn, bạn có hàng trăm.

Nếu chưa từng có quy tắc, việc tìm lại một bài báo bạn biết chắc là đã đọc có thể mất cả buổi tối — đúng lúc bạn ít thời gian nhất.

Cấu trúc thư mục

• Một thư mục gốc cho toàn bộ việc học.
• Chia theo học kỳ rồi theo học phần — không chia theo loại tệp.
• Mỗi học phần có các thư mục con giống nhau — tài liệu, bài nộp, ghi chú, nguồn tham khảo.
• Thư mục riêng cho giấy tờ hành chính — biên lai, thư trao đổi, xác nhận.
• Thư mục riêng cho luận văn ngay từ đầu, kể cả khi chưa bắt đầu — bạn sẽ bỏ vào đó những thứ gặp dọc đường.

Quy tắc đặt tên

• Một quy tắc và giữ nguyên — quan trọng hơn quy tắc nào.
• Tài liệu tham khảo: tác giả, năm, từ khoá chính.
• Bài nộp: mã học phần, tên bài, phiên bản.
• Ngày dạng năm tháng ngày để tệp tự sắp đúng thứ tự.
• Đánh số phiên bản rõ ràng — đừng dùng bản cuối, bản cuối cùng, bản cuối thật.

Quản lý nguồn tham khảo

Phần trả giá đắt nhất nếu làm ẩu:

• Ghi thông tin trích dẫn ngay khi tải tài liệu — không phải khi viết bài.
• Giữ một tệp danh mục nguồn — tác giả, năm, tên, nơi đăng, đường dẫn.
• Thêm một dòng vì sao bạn giữ nó và nó nói gì.
• Đánh dấu đã đọc hay chưa.
• Gom theo chủ đề để dùng lại ở luận văn.
• Nếu dùng phần mềm quản lý trích dẫn, học nó ngay học kỳ đầu — học giữa chừng thì phải nhập lại tất cả.

Ghi chú

• Một nơi duy nhất — rải ra nhiều ứng dụng là cách mất ghi chú nhanh nhất.
• Ghi theo chủ đề, không theo buổi học.
• Ghi rõ nguồn cho mọi ý không phải của bạn — thói quen này phòng đạo văn vô ý.
• Tách rõ đâu là lời tài liệu, đâu là ý của bạn bằng ký hiệu riêng.
• Nếu ghi tay, chụp lại và đặt tên đúng quy tắc.

Sao lưu

• Hai nơi, ít nhất — một trên máy, một trên dịch vụ lưu trữ.
• Tự động — sao lưu thủ công là sao lưu không xảy ra.
• Thử khôi phục một tệp — bản sao lưu chưa từng thử là bản chưa chắc chạy.
• Với luận văn, sao lưu mỗi lần làm việc xong.
• Giữ các bản nháp quan trọng chứ đừng ghi đè liên tục.

Sau khi tốt nghiệp

• Tải mọi thứ từ hệ thống nhà trường trước khi mất quyền truy cập.
• Giữ bản mềm luận văn và mọi bài đã nộp.
• Giữ danh mục nguồn — có ích nếu bạn học tiếp hoặc viết bài.
• Gom thành một kho lưu trữ duy nhất và sao lưu ở hai nơi.

Một điều đáng nhớ

Hệ thống này mất khoảng một giờ để dựng ở tuần đầu tiên.

Nếu bỏ qua, cái giá không phải một giờ đó — mà là nhiều buổi tối ở năm thứ hai, ngồi tìm lại thứ bạn biết chắc là mình đã có.

Câu hỏi thường gặp