Làm việc với nhà trường: hỏi ai, hỏi thế nào, lưu lại gì

Người học tại chỗ gõ cửa phòng và hỏi. Bạn thì viết thư — và gần như mọi việc của bạn với nhà trường đều đi qua kênh này.

Vì vậy cách viết thư không phải chuyện lễ nghi. Nó quyết định bạn được trả lời trong hai ngày hay hai tuần.

Hỏi đúng người

• Nội dung chuyên môn — giảng viên phụ trách học phần.
• Lịch, hạn nộp, thủ tục, giấy tờ — bộ phận đào tạo.
• Học phí, biên lai — bộ phận tài chính.
• Tài khoản, đăng nhập, hệ thống — bộ phận kỹ thuật.
• Luận văn — người hướng dẫn.
• Yêu cầu về trình độ cho vị trí công tác — không hỏi nhà trường, hỏi cơ quan bạn.
• Hỏi sai người là cách chậm nhất — thư bị chuyển qua vài chặng, hoặc không đi đâu cả.

Viết thư được trả lời nhanh

• Tiêu đề cụ thể — nêu học phần và việc cần.
• Câu đầu nêu bạn là ai — họ tên, lớp hoặc khoá, học phần.
• Câu thứ hai nêu bạn cần gì — đừng để câu hỏi ở đoạn cuối.
• Nêu bạn đã tự tìm hiểu gì — cho thấy bạn không hỏi thay cho việc tự đọc.
• Kết bằng một câu hỏi trả lời được bằng vài dòng.
• Một thư một việc — gộp năm câu hỏi thường nhận về một câu trả lời.
• Ngắn — thư dài bị để lại đọc sau, và đọc sau thường thành quên.

Về thời gian

• Hỏi sớm — thư gửi tối trước hạn nộp thường không kịp cứu bạn.
• Chấp nhận thời gian phản hồi thông thường — vài ngày làm việc là bình thường.
• Đừng gửi lại sau vài giờ — nó tạo ấn tượng xấu và không làm nhanh hơn.
• Nếu thật sự gấp, nói rõ vì sao gấp và tới khi nào.

Nhắc lại

• Đợi một tuần rồi mới nhắc, trừ khi có hạn gấp.
• Trả lời vào chính chuỗi thư cũ, đính kèm nội dung trước.
• Giọng lịch sự và ngắn — có thể thư đã lạc, không phải bị lờ.
• Sau hai lần nhắc không có hồi âm, thử kênh khác hoặc hỏi bộ phận đào tạo.
• Với việc quan trọng, tìm cách gọi điện — nhanh hơn nhiều.

Lưu lại

• Một thư mục riêng cho mọi trao đổi quan trọng.
• Sau cuộc gọi, gửi thư tóm tắt những gì đã thống nhất — việc này cứu bạn nhiều lần.
• Xin xác nhận bằng văn bản với những việc quan trọng.
• Lưu các mốc thời gian — ngày gửi, ngày nhận trả lời.
• Giữ bản quy chế và đề cương bạn nhận đầu kỳ — chúng là căn cứ nếu có tranh cãi.

Khi có vướng mắc lớn

• Nêu sự việc, không nêu cảm xúc — kèm mốc thời gian và chứng từ.
• Đề xuất phương án bạn mong muốn, không chỉ nêu vấn đề.
• Gửi bằng văn bản và giữ bản sao.
• Nếu không được giải quyết ở cấp đầu tiên, hỏi quy trình khiếu nại — hầu hết cơ sở có.
• Giữ giọng điềm tĩnh trong mọi trao đổi — nó hiệu quả hơn và bảo vệ bạn tốt hơn.

Các lỗi thường gặp

• Không xưng danh — người nhận không biết bạn là ai để tra cứu.
• Tiêu đề trống hoặc chung chung.
• Hỏi điều đã có trong đề cương hoặc thông báo — kiểm trước.
• Gửi từ địa chỉ thư lạ — dùng địa chỉ nhà trường cấp nếu có.
• Viết khi đang bực — viết xong để một đêm rồi hãy gửi.

Một điều đáng nhớ

Người trả lời thư của bạn đang có hàng chục thư khác đang chờ.

Lá thư được trả lời trước là lá thư trả lời được nhanh nhất — rõ ai hỏi, rõ hỏi gì, và trả lời được bằng vài dòng.

Câu hỏi thường gặp